Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung?

Kurz zusammengefasst: Eine Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der Betriebskosten, die der Vermieter auf die Mieter umlegt. Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben behält der Mieter. Am Ende steht für jeden Mieter ein Saldo: Nachzahlung oder Guthaben.

Betriebskosten sind die laufenden Kosten eines Gebäudes — etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr oder die Gebäudeversicherung. Über die Vorauszahlungen darauf ist nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen. Das Ergebnis ist ein Dokument für das ganze Haus: Es stellt die Gesamtkosten zusammen, verteilt sie auf die Mieter und rechnet je Mieter die geleisteten Vorauszahlungen gegen. Wie knapp die Zwölf-Monats-Frist im Einzelfall ist und was bei einer verspäteten Abrechnung gilt, erklärt der Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Dieser Ratgeber führt Sie durch die fünf Arbeitsschritte: Unterlagen bereitlegen, umlagefähige Kosten zusammenstellen, Kosten verteilen, Vorauszahlungen abziehen und die formalen Angaben prüfen.

Was sollten Sie bereithalten?

Für die Abrechnung brauchen Sie den Abrechnungszeitraum, die Gebäudedaten, eine Mieterliste und die sortierten Kostenbelege des Jahres. Wer diese vier Dinge vor sich liegen hat, kann die Abrechnung in einem Durchgang erstellen — ohne zwischendurch Ordner zu suchen.

Im Einzelnen:

• Abrechnungszeitraum: In der Regel das Kalenderjahr, also der 1. Januar bis 31. Dezember des Vorjahres.
• Gebäudedaten: Gesamtwohnfläche, Anzahl der Wohneinheiten und Gesamtpersonenzahl im Gebäude. Diese Werte sind später die Nenner der Verteilung.
• Mieterliste: Je Mieter der Name, die Wohnfläche der Wohnung, die Personenzahl und die Summe der im Jahr geleisteten Vorauszahlungen.
• Kostenbelege: Alle Rechnungen und Bescheide des Jahres, nach Kostenart sortiert — Grundsteuerbescheid, Wasserabrechnung, Versicherungsrechnung und so weiter.

Die Originalbelege bleiben bei Ihnen. In die Abrechnung gehören nur die Beträge; der Mieter kann nach § 556 Abs. 4 BGB auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Belege nehmen.

Welche Kosten darf ich umlegen?

Umlagefähig — also auf die Mieter übertragbar — sind die 17 Betriebskostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV), sofern der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Reparaturen.

In der Praxis bestehen die umlagefähigen Kosten aus vier Bausteinen: den kalten Betriebskosten (Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung und weitere Positionen aus dem Katalog), den Heizkosten, den Warmwasserkosten und der CO₂-Umlage. Die letzten drei folgen eigenen Verteilungsregeln — dazu gleich mehr.

Der vollständige Katalog aus § 2 BetrKV:

Zwei Punkte aus dem Katalog sind aktueller als viele Vorlagen:

• Kabel-TV: Das Nutzungsentgelt für externe Kabel-TV-Verträge war nach § 2 Nr. 15 BetrKV nur bis zum 30. Juni 2024 umlagefähig. Seit dem 1. Juli 2024 können diese Entgelte nicht mehr umgelegt werden.
• CO₂-Umlage: Die Kohlendioxidkosten aus dem Brennstoffverbrauch werden zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Das Aufteilungsverhältnis richtet sich nach § 5 des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes (CO2KostAufG) nach dem CO₂-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, eingeordnet in ein Stufenmodell.

Wie verteile ich die Kosten auf die Mieter?

Jede Kostenposition wird über einen Verteilerschlüssel auf die Mieter verteilt — das ist die Regel, nach der aus den Gesamtkosten der Anteil des einzelnen Mieters wird. Haben Sie im Mietvertrag nichts vereinbart, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB der Anteil der Wohnfläche.

Davon gibt es zwei wichtige Abweichungen:

• Erfasster Verbrauch: Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen — etwa Wasser mit eigenen Zählern —, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).
• Heizung und Warmwasser: Die Kosten der zentralen Heizungsanlage sind nach § 7 Abs. 1 der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen; der Rest wird nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt (zulässig ist auch der umbaute Raum). Die Wahl innerhalb dieses Korridors liegt nach § 6 Abs. 4 HeizkostenV beim Gebäudeeigentümer; in bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung schreibt die Verordnung allerdings feste 70 Prozent vor (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Wie diese Aufteilung im Detail funktioniert, zeigt der Ratgeber Heizkostenabrechnung erstellen.

Gängige Schlüssel für die kalten Betriebskosten sind Wohnfläche, Personenzahl und Wohneinheiten. Welcher Schlüssel gilt, richtet sich nach dem Mietvertrag — ohne Vereinbarung ist es die Wohnfläche. Ebenso wichtig: Geben Sie jeden verwendeten Schlüssel in der Abrechnung an und erläutern Sie ihn — verwenden verschiedene Positionen verschiedene Schlüssel, gehört zu jedem eine kurze Erklärung.

Wie ziehe ich die Vorauszahlungen ab?

Zum Schluss der Rechnung steht je Mieter der Saldo: Sie addieren die Kostenanteile des Mieters aus allen Positionen und ziehen davon die Vorauszahlungen ab, die er im Abrechnungszeitraum geleistet hat. Ein positives Ergebnis ist eine Nachzahlung, ein negatives ein Guthaben.

Ein Beispiel: Entfallen auf eine Mieterin über alle Positionen höhere Kosten, als sie im Abrechnungszeitraum vorausgezahlt hat, ergibt sich eine Nachzahlung in Höhe der Differenz. Hat sie mehr vorausgezahlt, als an Kosten auf sie entfällt, bleibt ihr ein Guthaben in Höhe der Differenz.

Genau dieser Abzug ist einer der Punkte, die in keiner Abrechnung fehlen dürfen — dazu der nächste Abschnitt.

Was muss zwingend drinstehen?

Die Abrechnung ist eine Rechenschaft über die Vorauszahlungen der Mieter. Das Gesetz verlangt dafür in § 259 Abs. 1 BGB eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben. Was das für die Nebenkostenabrechnung konkret bedeutet, hat die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in einer Reihe von Entscheidungen ausgeformt und zuletzt vereinfacht (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15).

Als Checkliste — diese Angaben gehören danach in jede Abrechnung:

1. Wer abrechnet (die Berechtigung zur Abrechnung, in der Regel Sie als Vermieter)
2. Der Adressat: Name und Anschrift des Mieters
3. Die Bezeichnung des Abrechnungsobjekts (welches Gebäude, welche Wohnung)
4. Die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenposition
5. Die Angabe und Erläuterung der verwendeten Verteilerschlüssel
6. Die Berechnung des Anteils des Mieters
7. Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
8. Gedankliche und rechnerische Nachvollziehbarkeit — ein durchschnittlicher Mieter muss die Rechnung nachvollziehen können
9. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich — § 556 BGB schreibt für die Abrechnung keine besondere Form vor. (Für preisgebundenen Wohnraum gelten strengere Formregeln; diesen Fall deckt der Assistent ohnehin nicht ab.)

Die rechtliche Bewertung Ihrer Angaben liegt bei Ihnen — die Checkliste beschreibt, was die Rechtsprechung erwartet, keine Garantie im Einzelfall.

Was der Assistent abdeckt: Schnellvermieter rechnet ganze Mietjahre ab — jeder Mieter bewohnt die Wohnung über den vollen Abrechnungszeitraum. Nicht abgedeckt sind Sozialwohnungen (preisgebundener Wohnraum), Gewerbemietverhältnisse, unterjährige Mieterwechsel und Wirtschaftseinheiten über mehrere Gebäude.

So erstellen Sie die Abrechnung mit dem Assistenten

Der Schnellvermieter-Assistent führt die Arbeitsschritte aus diesem Ratgeber in fünf Schritten zusammen. Sie tragen Ihre Zahlen ein, Schnellvermieter rechnet nach und erstellt ein sauber formatiertes PDF mit allen Mietern des Gebäudes.

1. Stammdaten — Abrechnungszeitraum (das Vorjahr ist vorbelegt), Ihre Angaben als Vermieter und die Gebäudedaten: Gesamtfläche, Wohneinheiten, Personenzahl.
2. Mieter — je Mieter Name, Wohnfläche, Personenzahl und die geleisteten Vorauszahlungen.
3. Kostenpositionen — je Position die Betriebskostenart aus dem Katalog, die Gesamtkosten und der Verteilerschlüssel; für Heizung und Warmwasser tragen Sie die Verbrauchswerte je Mieter ein, die Anteile werden daraus berechnet.
4. Heizkostenaufteilung — eine Vorschau der berechneten Heiz- und CO₂-Aufteilung je Mieter, vor dem Kauf sichtbar.
5. Prüfen & bestellen — Sie kontrollieren die Abrechnung je Mieter und erhalten anschließend das fertige PDF.

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Weitere Ratgeber finden Sie in der Ratgeber-Übersicht — zum Beispiel zur Frist für die Nebenkostenabrechnung und zur Heizkostenabrechnung.

Stand: 12. Juli 2026 — Rechtslage nach den bei gesetze-im-internet.de abrufbaren tagesaktuellen konsolidierten Fassungen. Primärquellen: § 556 BGB, § 556a BGB, § 2 BetrKV, § 7 HeizkostenV, § 5 CO2KostAufG.

Zuletzt aktualisiert: 9. Juli 2026

Schnellvermieter rechnet und formatiert; die rechtliche Bewertung liegt beim Vermieter. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.