Wie teile ich Heizkosten in Grundkosten und Verbrauchskosten auf?

Nach § 7 der Heizkostenverordnung verteilen Sie mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch der Mieter (Verbrauchskosten). Der Rest sind Grundkosten; sie werden nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt (zulässig ist auch der umbaute Raum — in der Praxis ist die Wohnfläche der gängige Maßstab). Die Wahl des Prozentsatzes innerhalb dieses Rahmens liegt beim Gebäudeeigentümer.

Wie viel Prozent muss ich nach Verbrauch abrechnen?

Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten der zentralen Heizungsanlage. In bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung, die den Wärmeschutz-Standard von 1994 nicht erfüllen und überwiegend gedämmte freiliegende Leitungen haben, schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV feste 70 Prozent vor.

Kann ich die Heizkostenabrechnung ohne Messdienst selbst erstellen?

Ja, wenn Ihnen die Verbrauchswerte vorliegen. Sie lesen die Zähler oder Heizkostenverteiler ab und tragen die Werte selbst ein; Schnellvermieter rechnet die Aufteilung nach und formatiert das PDF. Das Ablesen selbst übernimmt der Assistent nicht — er liest keine Geräte aus und ist mit keinem Messdienst verbunden.

Darf der Mieter die Heizkosten um 15 Prozent kürzen?

Ja, wenn die Heizkostenverordnung anwendbar ist und entgegen ihr nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). In Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, gehen vertragliche Vereinbarungen der Verordnung vor (§ 2 HeizkostenV). Daneben gibt es ein Kürzungsrecht von 3 Prozent, etwa wenn vorgeschriebene fernablesbare Erfassungsgeräte fehlen oder die Begleitinformationen nach § 6a HeizkostenV nicht vollständig mitgeteilt werden. Die Kürzung betrifft jeweils den auf den Mieter entfallenden Kostenanteil.

Wie berechne ich den CO₂-Anteil des Mieters?

Sie ermitteln den CO₂-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr und ordnen den Wert in die zehnstufige Tabelle des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes ein. Daraus ergibt sich, welchen Anteil der CO₂-Kosten Sie als Vermieter tragen und welcher Anteil auf die Mieter entfällt.

Muss ich Heizung und Warmwasser getrennt abrechnen?

Ja, die Kosten werden getrennt erfasst. Versorgt eine verbundene Anlage beide, sind die gemeinsamen Kosten nach § 9 HeizkostenV aufzuteilen — vorrangig anhand gemessener Wärmemengen. Im Assistenten tragen Sie Heizung und Warmwasser als eigene Positionen mit eigenen Zählerständen ein; beide erscheinen getrennt in der fertigen Abrechnung.

Heizkostenabrechnung erstellen: von den Zählerständen zum fertigen PDF

Kurz zusammengefasst: Eine Heizkostenabrechnung verteilt die jährlichen Heizungs- und Warmwasserkosten eines Gebäudes auf die Mieter — im Regelfall zu 50 bis 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch, der Rest meist nach der Wohnfläche. Sie muss dem Mieter, wie die Nebenkostenabrechnung, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Dieser Ratgeber führt Sie von den Zählerständen bis zum fertigen PDF.

Was ist eine Heizkostenabrechnung — und warum muss sie verbrauchsabhängig sein?

Die Heizkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der Kosten für Heizung und Warmwasser. Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) verpflichtet den Gebäudeeigentümer, diese Kosten auf der Grundlage der Verbrauchserfassung auf die einzelnen Nutzer zu verteilen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). Anders als bei den übrigen Betriebskosten genügt eine reine Umlage nach Wohnfläche also nicht: Ein Teil der Kosten richtet sich danach, wie viel jede Wohnung tatsächlich verbraucht hat.

Eine wichtige Ausnahme: In Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, gehen vertragliche Vereinbarungen der Verordnung vor (§ 2 HeizkostenV) — dort kann also auch anders abgerechnet werden, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Daneben nimmt § 11 HeizkostenV einzelne Sonderfälle aus, etwa besonders effiziente Gebäude.

Das hat eine handfeste Folge. Soweit die Verordnung anwendbar ist, gilt: Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, hat der Mieter das Recht, seinen Anteil um 15 Prozent zu kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). „Verbrauchsabhängig" bedeutet: Gemessene Werte — Zählerstände oder Ablesewerte von Heizkostenverteilern — fließen in die Verteilung ein.

Die übrigen Betriebskosten wie Grundsteuer, Wasser oder Müllabfuhr rechnen Sie in der Nebenkostenabrechnung ab. Dazu gibt es einen eigenen Ratgeber: Nebenkostenabrechnung erstellen.

Wie erstelle ich eine Heizkostenabrechnung?

Der Weg ist immer derselbe: Zeitraum festlegen, Verbrauchswerte und Kosten sammeln, die Kosten in einen Grund- und einen Verbrauchsanteil aufteilen, die CO₂-Kosten zuordnen, die Vorauszahlungen abziehen. Am Ende steht je Mieter ein Saldo — eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Im Einzelnen:

Abrechnungszeitraum festlegen. Üblich ist das Kalenderjahr. Der Zeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen und sollte mit den Zählerständen und Belegen zusammenpassen.
Zählerstände und Gebäudedaten zusammenstellen. Je Wohnung der Anfangs- und der Endstand von Wärmezählern, Heizkostenverteilern und Warmwasserzählern; dazu Gesamtwohnfläche, Zahl der Wohneinheiten und die Flächen der einzelnen Wohnungen.
Kostenpositionen erfassen. Heizung und Warmwasser werden getrennt geführt. Bei einer verbundenen Anlage — einer Anlage, die Heizung und Warmwasser gemeinsam versorgt — sind die einheitlich entstandenen Kosten zunächst auf beide aufzuteilen, vorrangig anhand gemessener Wärmemengen (§ 9 HeizkostenV).
In Grund- und Verbrauchskosten aufteilen. 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach der Fläche — Details im nächsten Abschnitt.
CO₂-Kosten aufteilen und ausweisen. Seit 2023 werden die CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell geteilt — Details weiter unten.
Vorauszahlungen abziehen. Je Mieter wird der errechnete Kostenanteil den geleisteten Heizkosten-Vorauszahlungen gegenübergestellt.
Abrechnung formatieren und zustellen. Die fertige Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Zwölf-Monats-Frist zugehen.

Ein Hinweis zur Arbeitsweise: Die Originalbelege — Brennstoffrechnungen, Wartungsrechnungen, Ableseprotokolle — bleiben bei Ihnen. Für die Abrechnung brauchen Sie nur die Zahlen daraus.

Wie teile ich in Grund- und Verbrauchskosten auf?

Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen (§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Dieser Teil heißt Verbrauchskosten. Der Rest — die Grundkosten — wird nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum verteilt; in der Praxis ist die Wohnfläche der gängige Maßstab.

Kostenanteil	Verteilung nach	Grundlage
Verbrauchskosten (50–70 %)	erfasstem Wärmeverbrauch der Nutzer	§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV
Grundkosten (Rest, 30–50 %)	Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum	§ 7 Abs. 1 Satz 5 HeizkostenV

Die Wahl des Prozentsatzes innerhalb des Rahmens liegt beim Gebäudeeigentümer (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV); eine spätere Änderung ist nur durch Erklärung gegenüber den Mietern, aus sachgerechtem Grund und nur mit Wirkung zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums zulässig. Viele Vermieter wählen 70 Prozent — für bestimmte ältere Gebäude mit Öl- oder Gasheizung, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen und deren freiliegende Leitungen überwiegend gedämmt sind, schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV die 70 Prozent sogar fest vor. Ein allgemeiner gesetzlicher „Standardwert" existiert dagegen nicht; der Wert 0,7 im Assistenten ist eine Voreinstellung, die Sie je Position anpassen können.

Für das Warmwasser gilt das gleiche Prinzip mit eigenen Zählerwerten: Der Verbrauchsanteil richtet sich nach den Warmwasserzählern, der Rest nach der Fläche.

Wie berechne ich den CO₂-Anteil?

Seit dem 1. Januar 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) die CO₂-Kosten aus Brennstoff- und Wärmelieferungen zwischen Vermieter und Mieter auf. Der Ablauf in drei Schritten:

Einstufen. Sie ermitteln den CO₂-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm CO₂ pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr; der Wert wird auf die erste Nachkommastelle gerundet (§ 5 Abs. 1 CO2KostAufG).
Aufteilungsverhältnis ablesen. Der gerundete Wert wird in die zehnstufige Tabelle der Anlage zum CO2KostAufG eingeordnet. Je schlechter der Wert, desto größer der Vermieteranteil.
Mieteranteil verteilen und ausweisen. Der auf die Mieter entfallende Teil wird nach demselben Schlüssel verteilt wie die Heiz- und Warmwasserkosten (§ 7 Abs. 1 CO2KostAufG) — nicht einfach nach Fläche. Die Abrechnung muss den CO₂-Anteil des Mieters, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG); fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).

CO₂-Ausstoß (kg CO₂/m²/Jahr)	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
unter 12	100 %	0 %
12 bis unter 17	90 %	10 %
17 bis unter 22	80 %	20 %
22 bis unter 27	70 %	30 %
27 bis unter 32	60 %	40 %
32 bis unter 37	50 %	50 %
37 bis unter 42	40 %	60 %
42 bis unter 47	30 %	70 %
47 bis unter 52	20 %	80 %
52 und mehr	5 %	95 %

Quelle: Anlage zu den §§ 5 bis 7 CO2KostAufG.

Im Assistenten ist die CO₂-Umlage eine eigene Kostenposition; die Verteilung auf die Mieter rechnet Schnellvermieter mit demselben Schlüssel wie die Heizkosten und druckt die Herleitung in das PDF.

Was ist mit Heizöl? Die Bestandsrechnung

Bei einer Ölheizung stimmen Rechnungsbetrag und Jahresverbrauch selten überein, weil der Tank am Jahresanfang und am Jahresende unterschiedlich voll ist. Die Kosten des Abrechnungsjahres ergeben sich aus der Bestandsrechnung: Anfangsbestand plus Zukäufe minus Endbestand, jeweils bewertet mit dem zugehörigen Literpreis.

Im Assistenten tragen Sie dafür nur die Liter und Preise ein — Anfangsbestand, Lieferungen, Endbestand. Die Gesamtkosten der Position errechnet Schnellvermieter daraus automatisch; von Hand rechnen müssen Sie nichts.

Wie rechne ich die Vorauszahlungen gegen?

Zum Schluss stellt die Abrechnung je Mieter zwei Zahlen gegenüber: den errechneten Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten und die im Abrechnungsjahr geleisteten Vorauszahlungen, soweit sie auf die Heizkosten entfallen. Ist der Kostenanteil höher, ergibt sich eine Nachzahlung; ist er niedriger, ein Guthaben. Beide Werte gehören mit nachvollziehbarer Herleitung in die Abrechnung — der Mieter soll sehen können, wie sein Anteil zustande kommt.

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung beim Mieter sein?

Heiz- und Warmwasserkosten gehören zu den Betriebskosten. Für die Abrechnung der Vorauszahlungen gilt deshalb dieselbe Frist wie bei der Nebenkostenabrechnung: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen; ein Guthaben steht dem Mieter weiterhin zu. Ausführlich dazu: Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Kann ich die Abrechnung ohne Messdienst selbst machen?

Ja — wenn Ihnen die Verbrauchswerte vorliegen. Einen Messdienst wie Techem oder ista brauchen Sie für die Rechenarbeit nicht: Sie lesen die Geräte ab, tragen Zählerstände und Kosten ein, und Schnellvermieter übernimmt Aufteilung, CO₂-Rechnung und Formatierung. Zwei Grenzen sollten Sie dabei ehrlich einplanen:

Das Ablesen bleibt Ihre Aufgabe. Der Assistent liest keine Geräte aus und ist mit keinem Messdienst verbunden. Praktisch gelingt die Ablesung in Eigenregie am einfachsten mit fernablesbaren Geräten — also Ausstattungen, die ohne Zugang zur einzelnen Wohnung abgelesen werden können. Erfassungsgeräte, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert werden, müssen fernablesbar sein (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV); fehlt eine vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung, darf der Mieter seinen Anteil um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV).
Begleitinformationen gehören dazu. Beruht die Abrechnung auf dem tatsächlichen Verbrauch, sind ihr bestimmte Informationen beizufügen — etwa zum Anteil der eingesetzten Energieträger und zu Kontaktstellen für Energiespar-Beratung (§ 6a Abs. 3 HeizkostenV). Werden sie nicht oder nicht vollständig mitgeteilt, gilt ebenfalls ein Kürzungsrecht von 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV). Der Assistent bietet dafür eine eigene Eingabekarte an.

Was muss in der Heizkostenabrechnung enthalten sein?

Eine nachvollziehbare Heizkostenabrechnung nennt den Abrechnungszeitraum und das Gebäude, stellt die Gesamtkosten je Position zusammen, legt den Aufteilungsmaßstab offen (Verbrauchsanteil in Prozent, Rest nach Fläche), zeigt die Verbrauchswerte und die Rechenschritte je Mieter, weist den CO₂-Anteil samt Einstufung und Berechnungsgrundlagen aus und zieht zum Schluss die geleisteten Vorauszahlungen ab. Dazu kommen die Begleitinformationen nach § 6a HeizkostenV. Genau diese Struktur druckt der Assistent in das PDF — mit ausgeschriebener Herleitung, damit der Mieter jeden Schritt nachrechnen kann.

Wofür ist der Assistent gedacht — und wofür nicht?

Dieses Dokument rechnet ganze Mietjahre für ein einzelnes Gebäude: Alle Mietverhältnisse laufen über den vollen Abrechnungszeitraum. Nicht abgedeckt sind unterjährige Ein- oder Auszüge (Nutzerwechsel), Sozialwohnungen, Gewerbemietverhältnisse und Wirtschaftseinheiten über mehrere Gebäude. Ebenfalls nicht abgedeckt ist Wärmecontracting — also der Fall, dass ein externer Anbieter die Wärme liefert und selbst gegenüber den Nutzern abrechnet. Der Assistent liest keine Zähler aus und speichert keine Daten; Sie tragen Ihre Zahlen ein, Schnellvermieter rechnet nach und formatiert.

So gehen Sie im Assistenten vor

Der Heizkostenabrechnungs-Assistent führt in fünf Schritten durch die Abrechnung:

Stammdaten — Abrechnungszeitraum, Vermieter, Gebäudedaten (Fläche, Wohneinheiten, Personen).
Mieter — je Wohneinheit Name, Wohnfläche, Personenzahl und geleistete Heizkosten-Vorauszahlungen.
Heizkosten-Positionen — Heizung, Warmwasser und optional die CO₂-Umlage, jeweils mit Gesamtkosten (bei Heizöl: Bestandsrechnung), Verbrauchsanteil-Quote und den Zählerständen je Mieter.
Aufteilungs-Vorschau — der berechnete Grund- und Verbrauchsanteil je Position und je Mieter, vor dem Kauf sichtbar.
Prüfen & bestellen — alle Angaben im Überblick, dann wird das PDF erstellt.

Selbst rechnen vs. Schnellvermieter

Merkmal	Selbst (Excel/Vorlage)	Schnellvermieter
Zeitaufwand	Stunden, inkl. Formel- und Formatierungsfehlern	Wenige Minuten
Rechenweg	50–70-Aufteilung, CO₂-Stufen und Heizöl-Bestand manuell	Automatisch, nachvollziehbar dargestellt
Datenschutz	Verteilt über E-Mail/Vorlagen	Keine Konten, keine Datenbank — nach dem Download bleibt nichts gespeichert
Kosten	Kostenlos, aber zeitintensiv	Ein Preis pro Dokument, angezeigt beim Bezahlvorgang

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Weitere Ratgeber für private Vermieter finden Sie im Ratgeber-Hub; die Nebenkostenabrechnung erstellen Sie im Nebenkosten-Assistenten.

Stand: 12. Juli 2026 — Rechtslage nach den bei gesetze-im-internet.de abrufbaren konsolidierten Fassungen von HeizkostenV, CO2KostAufG und BGB. Primärquellen: § 7 HeizkostenV · § 12 HeizkostenV · § 5 CO2KostAufG · Anlage zum CO2KostAufG · § 556 BGB.

Schnellvermieter rechnet und formatiert; die rechtliche Bewertung liegt beim Vermieter. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufig gestellte Fragen

Wie teile ich Heizkosten in Grundkosten und Verbrauchskosten auf?: Nach § 7 der Heizkostenverordnung verteilen Sie mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch der Mieter (Verbrauchskosten). Der Rest sind Grundkosten; sie werden nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt (zulässig ist auch der umbaute Raum — in der Praxis ist die Wohnfläche der gängige Maßstab). Die Wahl des Prozentsatzes innerhalb dieses Rahmens liegt beim Gebäudeeigentümer.
Wie viel Prozent muss ich nach Verbrauch abrechnen?: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten der zentralen Heizungsanlage. In bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung, die den Wärmeschutz-Standard von 1994 nicht erfüllen und überwiegend gedämmte freiliegende Leitungen haben, schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV feste 70 Prozent vor.
Kann ich die Heizkostenabrechnung ohne Messdienst selbst erstellen?: Ja, wenn Ihnen die Verbrauchswerte vorliegen. Sie lesen die Zähler oder Heizkostenverteiler ab und tragen die Werte selbst ein; Schnellvermieter rechnet die Aufteilung nach und formatiert das PDF. Das Ablesen selbst übernimmt der Assistent nicht — er liest keine Geräte aus und ist mit keinem Messdienst verbunden.
Wie lange habe ich Zeit für die Heizkostenabrechnung?: Zwölf Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen; ein Guthaben steht dem Mieter weiterhin zu. Maßgeblich ist, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist mitgeteilt wird.
Darf der Mieter die Heizkosten um 15 Prozent kürzen?: Ja, wenn die Heizkostenverordnung anwendbar ist und entgegen ihr nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). In Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, gehen vertragliche Vereinbarungen der Verordnung vor (§ 2 HeizkostenV). Daneben gibt es ein Kürzungsrecht von 3 Prozent, etwa wenn vorgeschriebene fernablesbare Erfassungsgeräte fehlen oder die Begleitinformationen nach § 6a HeizkostenV nicht vollständig mitgeteilt werden. Die Kürzung betrifft jeweils den auf den Mieter entfallenden Kostenanteil.
Wie berechne ich den CO₂-Anteil des Mieters?: Sie ermitteln den CO₂-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr und ordnen den Wert in die zehnstufige Tabelle des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes ein. Daraus ergibt sich, welchen Anteil der CO₂-Kosten Sie als Vermieter tragen und welcher Anteil auf die Mieter entfällt.
Muss ich Heizung und Warmwasser getrennt abrechnen?: Ja, die Kosten werden getrennt erfasst. Versorgt eine verbundene Anlage beide, sind die gemeinsamen Kosten nach § 9 HeizkostenV aufzuteilen — vorrangig anhand gemessener Wärmemengen. Im Assistenten tragen Sie Heizung und Warmwasser als eigene Positionen mit eigenen Zählerständen ein; beide erscheinen getrennt in der fertigen Abrechnung.