Frist für die Nebenkostenabrechnung: Bis wann Sie abrechnen müssen

Zuletzt aktualisiert: 20. Juli 2026

Kurz zusammengefasst: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf der Frist können Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen; ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dennoch auszahlen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der Betriebskosten — der laufenden Kosten rund um Gebäude und Grundstück, etwa Wasser, Müllabfuhr oder Grundsteuer, die Sie als Vermieter auf Ihre Mieter umlegen. Haben Sie mit Ihren Mietern Vorauszahlungen vereinbart, ist darüber jährlich abzurechnen. Dieser Ratgeber beantwortet die häufigsten Fragen zur Frist: wie sie sich berechnet, was ein Versäumnis kostet und wie Sie kurz vor Fristende noch in Ruhe abrechnen.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, über den Sie abrechnen — bei den meisten Mietverhältnissen das Kalenderjahr. Dann endet die Frist am 31. Dezember des Folgejahres.

Das Gesetz formuliert es in § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB so: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen."

Ein Beispiel: Sie rechnen über das Kalenderjahr 2025 ab. Der Abrechnungszeitraum endet am 31. Dezember 2025 — die Abrechnung muss dem Mieter also spätestens am 31. Dezember 2026 vorliegen.

Die gleiche Frist gilt, wenn Sie über Heizkosten abrechnen: Heizung und Warmwasser gehören zu den Betriebskosten (§ 2 BetrKV). Wie Sie diese Kosten aufteilen, zeigt der Ratgeber Heizkostenabrechnung erstellen.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Verpassen Sie die Frist, können Sie eine Nachforderung — den Betrag, um den die tatsächlichen Kosten die Vorauszahlungen des Mieters übersteigen — in der Regel nicht mehr verlangen. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt die Geltendmachung einer Nachforderung nach Fristablauf aus; die einzige Ausnahme behandelt der nächste Abschnitt.

Wichtig: Diese Ausschlussregel trifft nach dem Gesetzeswortlaut nur die Nachforderung des Vermieters. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben — der Mieter hat mehr vorausgezahlt, als an Kosten auf ihn entfällt —, bleibt dieses dem Mieter auch bei verspäteter Abrechnung erhalten. Sie müssen es auszahlen. Eine verspätete Abrechnung kann sich für Sie also nur nachteilig auswirken, nie vorteilhaft.

Kann ich eine Nachzahlung noch verlangen, wenn ich zu spät bin?

In der Regel nicht. Das Gesetz kennt eine einzige Ausnahme: Die Nachforderung bleibt möglich, wenn Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 BGB) — wenn Sie also für die Verspätung nicht verantwortlich sind. Ob diese Ausnahme in Ihrem Fall greift, ist eine rechtliche Bewertung, die dieser Ratgeber nicht leisten kann; im Zweifel holen Sie rechtlichen Rat ein.

Verlassen sollten Sie sich auf die Ausnahme nicht. Planen Sie besser so, dass es auf sie gar nicht ankommt: Mit vollständigen Belegen ist die Abrechnung zügig erstellt — auch kurz vor Jahresende.

Zählt das Erstellungs- oder das Zugangsdatum?

Es zählt der Zugang beim Mieter: Die Abrechnung muss ihn vor Ablauf der Frist erreichen. Das Gesetz verlangt, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der zwölf Monate „mitzuteilen" ist (§ 556 Abs. 3 BGB) — dass Sie sie rechtzeitig erstellt, ausgedruckt oder zur Post gegeben haben, genügt dafür für sich genommen nicht.

Praktisch bedeutet das: Planen Sie die Zustellung mit ein. Wer die Abrechnung erst am letzten Tag der Frist verschickt, riskiert, dass sie zu spät ankommt. Verschicken Sie früh, und bewahren Sie einen Nachweis über die Zustellung auf — im Streitfall hilft es, wenn Sie den rechtzeitigen Zugang belegen können.

Welche Frist hat der Mieter für Einwendungen?

Auch die Gegenseite hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung — also Beanstandungen einzelner Positionen oder der Berechnung — muss der Mieter Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann er Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung seinerseits nicht zu vertreten.

Für Sie heißt das: Je früher die Abrechnung zugeht, desto früher beginnt auch diese Frist — und desto früher ist das Abrechnungsjahr für beide Seiten abgeschlossen.

Warum lohnt es sich, früh abzurechnen?

Die meisten Abrechnungen für das abgelaufene Jahr entstehen zum Jahreswechsel und in den ersten Monaten danach. Wer bis kurz vor Fristende wartet, gerät unter Zeitdruck — gerade dann, wenn noch Belege fehlen oder eine Wohnfläche unklar ist. Früh abrechnen heißt: genug Zeit für die Zustellung, genug Zeit für Rückfragen und kein Risiko, wegen weniger Tage auf einer Nachforderung sitzen zu bleiben.

Was können Sie tun, wenn die Frist bald abläuft?

Ruhe bewahren — mit vollständigen Unterlagen ist die Abrechnung zügig erledigt. Sie brauchen:

• die Gesamtkosten je Kostenposition aus Ihren Belegen (etwa Wasser, Müllabfuhr, Versicherung) — die Originalbelege bleiben bei Ihnen;
• die geleisteten Vorauszahlungen je Mietpartei;
• die Wohnflächen der Wohnungen sowie gegebenenfalls Personenzahlen oder Verbrauchswerte — je nachdem, welchen Verteilerschlüssel (die Regel, nach der eine Gesamtsumme auf die Mietparteien aufgeteilt wird) Sie je Position verwenden.

Wie die Abrechnung Schritt für Schritt entsteht, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen. Sind Ihre Zahlen beisammen, übernimmt der Assistent den Rest: Sie tragen Ihre Zahlen ein, Schnellvermieter rechnet nach und erstellt ein sauber formatiertes PDF — für alle Mietparteien Ihres Gebäudes in einem Dokument, ohne Registrierung und ohne Kundenkonto.

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Für welche Fälle gilt dieser Ratgeber?

Dieser Ratgeber und der Assistent decken den Regelfall ab: Abrechnungen für ganzjährige Mietverhältnisse in einem einzelnen Gebäude. Nicht abgedeckt sind Sozialwohnungen (preisgebundener Wohnraum), Gewerbemiete, Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums und Wirtschaftseinheiten über mehrere Gebäude. Diese Fälle behandelt dieser Ratgeber nicht.

Stand: 12. Juli 2026 — Rechtslage nach den auf gesetze-im-internet.de abrufbaren aktuellen Fassungen von BGB und BetrKV. Primärquellen: § 556 BGB — gesetze-im-internet.de, § 556 BGB; § 2 BetrKV — gesetze-im-internet.de, § 2 BetrKV.

Schnellvermieter rechnet und formatiert; die rechtliche Bewertung liegt beim Vermieter. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.